Nos últimos anos, uma série de tecnologias foram lançadas para ajudar no desempenho das empresas.
Entre elas, o sistema de ponto para empresas é uma das que mais se destacam, mesmo que muitos ainda contem com sistemas manuais.
No entanto, é importante entender qual de seus tipos mais se encaixa com seu negócio, além de saber com clareza quais características o tornam um bom serviço, como uma boa usabilidade.
O que este artigo aborda:
- O que é um sistema de ponto para empresas?
- Quais são os tipos de ponto digital para empresas
- Ponto online
- Biométrico
- Cartão de ponto eletrônico
- Quais os benefícios operacionais e financeiros do sistema de ponto para empresas?
- Operacional
- Financeira
- Importância de escolher um bom sistema de ponto eletrônico digital
O que é um sistema de ponto para empresas?
O conceito de ponto digital é bem simples: Um tipo de sistema que controla a jornada dos funcionários de uma empresa, registrando o horário em que começam e param de trabalhar.
Porém, ao contrário dos modelos mais tradicionais e ultrapassados, como o manual, utiliza-se de aparelhos eletrônicos para controlar a frequência dos colaboradores.
Além disso, os mais modernos oferecem uma série de ferramentas extras, o cálculo automático das horas trabalhadas, acompanhamento em tempo real, geolocalizador e acesso remoto.
Por esse motivo, vem facilitando a vida de milhões de pessoas que trabalham de casa. No final, cabe a cada gestor escolher o melhor tipo de ponto eletrônico e considerar o quanto seus benefícios se encaixam com a empresa.
Quais são os tipos de ponto digital para empresas
Antes de adotar um desses sistemas na empresa, é interessante saber que seus tipos podem variar no número de recursos.
Logo, a equipe de RH deverá ponderar as necessidades e características da organização, além do tamanho da equipe e orçamento disponível.
Em alguns casos, por exemplo, a implementação de um sistema de ponto para empresas pode levar bastante tempo, o que pode atrapalhar o fluxo de trabalho dos funcionários.
É o tipo de processo que exigirá bastante planejamento, sobretudo quando há uma mudança do manual para o digital.
Nesses casos, apenas o preparo dos gestores e do RH não será o suficiente para lidar com possíveis desafios, mas sim um treinamento adequado e boa comunicação com os funcionários.
Claro, também é importante garantir que o software escolhido apresente uma interface mais intuitiva, o que torna sua usabilidade mais fácil para os seus usuários.
Essa característica, querendo ou não, pode fazer muita diferença no fluxo de trabalho, deixando os funcionários mais satisfeitos ao evitar tarefas desnecessárias.
Com isso em mente, esses são os tipos mais comuns de ponto digital para empresas:
Ponto online
O ponto eletrônico online é um dos mais comuns, mas também o mais novo entre os que existem. Isso porque ele é resultado direto da migração de funcionário para as jornadas de trabalho home office.
Através dele, as horas são controladas através de um dispositivo desktop ou smartphone, sem necessidade de ir até a sede da empresa.
Para utilizá-lo, basta abri-lo na hora certa, ativar a localização e confirmar que está online. Com isso, a confirmação será enviada ao banco de dados, que irá calcular automaticamente as horas trabalhadas.
Por ser relativamente mais barato, é muito comum em empresas menores. Ademais, conta com fácil manutenção de implementação, o que pode ser ainda mais atrativo para aqueles negócios com poucos funcionários.
Biométrico
O controle de ponto biométrico se destaca por sua segurança, pois oferece recursos capazes de identificar funcionários e visitantes de maneira precisa.
Para isso, pode contar com tecnologias bem avançadas, como leitor de impressão digital e reconhecimento facial.
É o sistema ideal quando se deseja evitar a vulnerabilidade dos pontos comuns, como as fraudes de identidade.
Logo, vem se tornando indispensável nas empresas de médio e grande porte, evitando a necessidade de cartões de controle ou cadernos de assinatura.
Por outro lado, são extremamente caros, tanto no seu custo inicial quanto o de manutenção, o que pode acabar afetando de maneira considerável o orçamento de alguns negócios.
Cartão de ponto eletrônico
Esse é o sistema de ponto para empresas mais comum de ser encontrado, visto que é considerado bem tradicional.
Ele consiste em um cartão físico e individual, onde os funcionários registram o momento que entram e saem da empresa.
Para isso, podem utilizar um cartão de proximidade ou um crachá para bater ponto, registrando essas informações.
É uma excelente opção para pequenas empresas, mas é importante ter em mente que ele é mais vulnerável quando o assunto é segurança.
Quais os benefícios operacionais e financeiros do sistema de ponto para empresas?
Alguns benefícios acabam destacando os pontos digitais dos demais, o que traz uma série de melhorias para eficiência operacional e financeira do negócio.
Entre eles, esses são os que mais se destacam:
Operacional
Para começar, o ponto eletrônico digital é capaz de automatizar processos bem complexos de um negócio, como o registro da jornada de trabalho e o cálculo de horas extras.
Segundo especialistas e profissionais do RH, essa é uma excelente forma de direcionar os esforços dos colaboradores a outras tarefas.
Além disso, a digitalização é capaz de registrar os dados com muito mais eficiência, reduzindo os riscos de erros manuais ou fraudes nas jornadas.
Dessa forma, é possível manter todas as informações da organização guardadas com mais segurança, especialmente quando o software oferece a possibilidade de armazenamento na nuvem.
Por fim, há também a comodidade de poder acessá-los em qualquer ambiente, o que se torna muito útil para os funcionários que trabalham à distância.
Isso tudo feito com transparência e de forma bem precisa, contando com ferramentas como localização em tempo real.
Ou seja, a automatização dos processos e relatórios mais precisos contribuem para uma gestão mais eficiente, reduzindo os custos operacionais que as tarefas manuais podem apresentar.
Financeira
Os benefícios financeiros dos pontos digitais são resultados diretos do desempenho operacional.
Afinal, como ele garante horas trabalhadas mais precisas, é possível evitar o pagamento de horas extras indevidas, o que acaba afetando bastante a folha salarial de muitas empresas.
Inclusive, isso pode evitar possíveis processos trabalhistas decorrentes de pagamentos indevidos.
É algo que acaba trazendo bem mais eficiência no processamento da folha de pagamento, o que também ajuda a economizar tempo e recursos.
Dessa forma, é possível construir todo um orçamento e estratégias baseadas em mais precisão orçamentária.
Importância de escolher um bom sistema de ponto eletrônico digital
Existem diferentes tipos de pontos digitais, então é comum que os gestores fiquem em dúvidas sobre qual o melhor para o seu negócio.
Por esse motivo, é importante contar com profissionais especializados em sua equipe, pois eles serão capazes de avaliar as necessidades da empresa e encaixar o melhor sistema de acordo com suas especificidades.
Após esse processo, é possível aproveitar diversos dos benefícios oferecidos por esse controle da jornada de trabalho, como maior segurança de dados da empresa, maior eficiência operacional e até mesmo mais equilíbrio na folha de pagamentos.
Por fim, se você quiser mais dicas para usar um sistema de ponto para empresas, veja o vídeo do canal Coisas de RH.
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