Gestão financeira para pequenas empresas: 6 erros mais comuns

O sucesso no universo dos negócios depende muito de uma boa gestão financeira para pequenas empresas

Os processos de gerenciamento financeiro são importantes para todas as empresas, independentemente da área de atuação, pois o cuidado com o capital e a criação de boas estratégias são formas do empreendimento crescer e se tornar referência no mercado de forma sustentável e contínua.

Um dos grandes desafios do microempreendedor que está iniciando a sua jornada nos negócios é entender conceitos e práticas de controle financeiro, pois este é um processo essencial para não chegar na falência, demandando muita atenção aos aspectos fiscais.

A falta de organização e controle do dinheiro pode afetar as bases do negócio, comprometendo a capacidade de investimentos, negociações e até o pagamento de contas, algo importante para a saúde do empreendimento.

Este fator é uma das principais causas de mortalidade das empresas e os problemas podem acontecer antes mesmo de iniciar as atividades práticas, ou seja, as vendas. 

Gestão financeira para pequenas empresas: 6 erros mais comuns

Deste modo, entender a importância da organização e dedicar tempo para pensar em todos os detalhes são maneiras de não ter problemas com as finanças, garantindo um bom fluxo de caixa e a regularização com aspectos legais e fiscais.

Organização é importante para o crescimento dos negócios, ou seja, independentemente da área que o empreendedor queira investir, ser organizado é o caminho para conseguir resultados promissores e ter um pleno desenvolvimento orçamentário e do negócio como um todo.

O que é gestão financeira?

O conceito de gerenciamento financeiro vai muito além de controlar as finanças de um negócio. Afinal, é com uma boa gestão que os empreendedores podem fazer análises, determinar o destino dos recursos e até tomar decisões importantes com mais embasamento e qualidade.

Assim, por meio da gestão financeira que as empresas de diferentes áreas conseguem fazer o pagamento de obrigações (tributos e contas), organizar as entradas e saídas de capital, além de elaborar um planejamento financeiro e de controle de capital de giro.

Um monitoramento constante é essencial para garantir que nada desande e prejudique os resultados dos negócios na gestão financeira.

A relevância da gestão financeira nos negócios

Com um mercado cada vez mais competitivo, os empreendedores precisam entender a relevância de uma boa administração das finanças, contribuindo para o sucesso e crescimento da empresa.

Isso porque o gerenciamento financeiro eficiente ajuda a equilibrar as contas, permite novos investimentos e possibilita precificar melhor os produtos e serviços que serão oferecidos aos clientes.

Para que esses benefícios sejam sentidos e o processo ocorra adequadamente, alguns elementos são essenciais para realizar uma boa gestão financeira. Deste modo, é preciso se atentar a aspectos como:

Gerenciamento de estoque

Estar atento aos produtos com  maior saída do estoque é importante para garantir que os clientes, consigam verificar a disponibilidade do produto no estoque. 

Mais ainda, é possível garantir que haja sempre um bom fluxo de entrada e saída desses itens mais procurados, bem como um melhor controle de itens perecíveis.

O estoque é uma parte importante da empresa e está diretamente relacionado com a saúde financeira da empresa. 

Sendo assim, é preciso tê-lo sob controle, acompanhar os itens que estão acabando e fazer reposição ou aqueles que estão acumulados e podem ser direcionados para promoções, por exemplo.

Assim, além do pleno funcionamento dos fluxos do comércio, é possível manter os clientes satisfeitos e evita que o capital da empresa fique imobilizado por conta do excesso de mercadorias.

Gestão de notas fiscais

A emissão de nota fiscal é essencial para toda empresa, porque é a partir dela que os impostos podem ser calculados e os aspectos legais garantidos/controlados.

Deste modo, é fundamental que o empreendedor guarde todas as notas fiscais para não ter problemas durante as declarações de impostos para os órgãos fiscalizadores.

Fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa é outro detalhe importante para a sua empresa não correr o risco de ficar no vermelho e com tantos problemas que exigem recorrer a empréstimos. 

O cuidado periódico permite saber quais são as entradas e saídas, fazer projeções para curto, médio e longo prazo, entre outros detalhes.

Utilizando um software de gestão eficiente, é possível fazer todo controle. 

Gestão de contas

Saber as datas de vencimento de contas e os pagamentos que precisam ser feitos é interessante para conseguir se organizar para negociações de prazos e pagamentos, conforme a entrada de recursos, bem como prever gastos e definir novos investimentos em melhorias.

Este é um modo de assegurar que a empresa terá dinheiro antes das contas chegarem, promovendo seu crescimento sustentável.

Empresas que trabalham com projetos, como é o caso de uma empresa de engenharia civil, precisam ter um cuidado redobrado. Isso porque, as contas de cada projeto precisam estar muito bem gerenciadas para que a falta de orçamento não seja um problema para uma ou outra.  

Gestão do capital de giro

O capital de giro consiste nos recursos financeiros que a empresa tem disponível para aplicações. 

É um tipo de reserva que ajuda a assegurar o funcionamento do empreendimento, ou seja, pode ser utilizado para a folha de pagamento, investimentos, comprar itens para o estoque, entre outras demandas do negócio.

Para fazer um gerenciamento do capital de giro da empresa é importante entender o prazo entre compras com os fornecedores e o recebimento por parte dos clientes.

Planejamento financeiro

Um plano para as finanças é essencial para a organização dos recursos e permite que os empreendedores decidam alguns assuntos de forma mais estratégica, baseados nos valores previstos de entrada e saída.

O planejamento financeiro é imprescindível para determinar redução de custos, investimentos, além de possibilitar um acompanhamento do desempenho de cada setor da empresa, ampliando o olhar sobre potenciais melhorias que podem ser aplicadas e em quais setores isso é necessário.

Erros que podem comprometer a gestão financeira do seu negócio

Os erros prejudicam a performance da companhia e podem levar o empreendedor à falência. Assim, conhecer alguns erros e como evitá-los é uma maneira de atuar com mais qualidade, prevenindo riscos e alcançando um melhor desempenho.

São os erros mais comuns e que demandam atenção:

Misturar finanças pessoais e empresariais

Alguns empreendedores têm livre acesso ao caixa da empresa, o que pode levá-los a fazer várias retiradas de capital para atender às suas necessidades pessoais. 

O mesmo pode ocorrer na situação contrária, em que o empreendedor realiza aportes por parte da conta pessoal para suprir as demandas empresariais.

Isso costuma acontecer muito em empresas pequenas e familiares de serviço, como é o caso de escritórios imobiliários, salões de cabeleireiro, empresa de reformas residenciais, confeitarias, etc. .

A ação pode ser tentadora, mas gera muitos problemas para o orçamento pessoal e profissional a longo prazo, não proporcionando uma visão clara das perdas e ganhos e do potencial do negócio se manter.

Uma maneira de resolver essa questão é ter uma conta PJ (Pessoa Jurídica) para o seu negócio e outra para a pessoa física, bem como ter a disciplina de não misturar ambas. 

A separação de contas permite que o empreendedor se organize melhor, evitando prejuízos e reduzindo riscos de falência e desorganização fiscal – em ambas as contas.

Outra solução que pode ajudar é definir um pró-labore fixo para você e os sócios, ou seja, um valor fixo mensal que atuará como uma espécie de salário.

Ter um fluxo de caixa desatualizado

O fluxo de caixa é uma parte básica do controle financeiro de qualquer empresa, pois funciona como um registro de despesas e ganhos.

Para obter resultados positivos com o fluxo de caixa, é essencial manter as informações sempre atualizadas.

Dependendo do volume de movimentações financeiras e do negócio, é possível registrar dados diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou até por mês. 

Utilizar tecnologias como a automatização de processos administrativos é uma maneira de tornar o processo mais simples e prático.

Não fazer uma análise de desempenho

Tudo é baseado em dados. Com as transformações digitais, em que tudo está o tempo todo conectado, as informações são ainda mais importantes para verificar o desempenho da empresa em âmbitos diversos.

Os indicadores ajudam a verificar o que está ou não dando certo, permitindo corrigir os erros para melhorar os processos produtivos.

A falta de análise prejudica as finanças, por isso utilizar indicadores de desempenho é muito importante para medir os resultados de todas as atividades e, assim, entender o que gera impactos nas finanças.

Confundir custos com despesas

Alguns empreendedores podem confundir custos e despesas, pensando que são conceitos parecidos e não devem ser separados. Contudo, há diferenças que precisam ser consideradas em cada conceito.

Na prática, os custos são os gastos necessários para a empresa produzir e pode ter variações conforme o volume das vendas, nível de entregas, matéria-prima, estrutura comercial, salários de funcionários, entre outros fatores.

Já as despesas são os gastos fixos que os empreendedores têm para manter as atividades da empresa ocorrendo, independentemente do volume das vendas. São exemplos a internet, aluguel, honorários contábeis, trabalhos prestados por terceirizados, entre outros.

No momento de reduzir os custos do negócio é importante fazer uma separação de custos e despesas para não comprometer a produtividade, identificando o que pode ou não ser reduzido, compreendendo também o que é crucial para o negócio continuar atuando.

Uma maneira de evitar esses erros é buscar um equilíbrio entre despesas e custos, classificando-os em categorias contábeis, assim o empreendedor poderá organizar e gerenciar melhor as finanças.

Não fazer reservas

É importante entender quais são os períodos com bom faturamento na sua empresa e aproveitar para fazer uma reserva financeira para os momentos de crise, identificando os momentos de investir e de conter gastos. 

A falta de reserva é um risco elevado, pois imprevistos podem ocorrer. Assim, se não houver a preparação para esses momentos, pode ser necessário recorrer a empréstimos e outros recursos que demandam atenção e, se não forem bem estruturados, podem levar a gastos desnecessários, colocando a fabricantes nobreak em risco de falência.

Não registrar as contas a pagar e a receber

A falta de registro das contas pode deixar os funcionários confusos sobre as entradas e saídas, o que precisa ser pago e o quais valores serão recebidos. 

Não cuidar dos registros pode gerar confusões e até falta de saldo para honrar os compromissos da empresa, acarretando em problemas fiscais.

Uma maneira de cuidar dessa questão é utilizando uma plataforma digital para registrar todas as informações, assim será mais fácil cuidar das finanças da empresa e gerenciar despesas e recebimentos de forma mais completa, prevendo o fluxo de caixa e reduzindo riscos.

Seguir dicas práticas para melhorar a gestão financeiras também contribuem para um melhor fluxo do negócio, sendo as principais:

  • Elaborar um planejamento financeiro;
  • Ter organização e registrar o fluxo de caixa;
  • Planejar a integração de áreas;
  • Acompanhar os resultados;
  • Investir em tecnologia e melhorias de forma estratégica.

Portanto, o gerenciamento financeiro é algo importante em todo negócio, sendo importante para reduzir custos indevidos e inadequados, ampliar os recursos financeiros e aplicar investimentos estratégicos, proporcionando mais oportunidade de sucesso e status de referência no mercado.

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